En el 2022 se introdujeron nuevas obligaciones, información y documentación que debemos resguardar y en su caso entregar a las autoridades pertinentes, como los son identificaciones, información de los cónyuges, comprobantes de domicilio entre otros.
En México la ley permite que las empresas sean constituidas por socios o accionistas extranjeros, por lo que en el presente articulo analizaremos si dichos documentos e información deben ser traducidos, apostillados o legalizados para poder cumplir con las disposiciones de beneficiario controlador.
¿Qué información y/o documentos deben resguardar del Beneficiario Controlador (BC) como parte de la contabilidad?
La fracción I, de la regla 2.8.1.22 de la Resolución Miscelánea Fiscal 2022 (RMF), la cual señala que los sujetos obligados deben obtener la siguiente:
- Nombres y apellidos completos, los cuales deben corresponder con el documento oficial con el que se haya acreditado la identidad.
- Fecha de nacimiento. Cuando sea aplicable, fecha de defunción.
- Sexo.
- País de origen y nacionalidad. En caso de tener más de una, identificarlas todas.
- Clave Única de Registro de Población(CURP) o su equivalente, tratándose de otros países o jurisdicciones.
- Clave en el RFC o número de identificación fiscal, o su equivalente, en caso de ser residente en el extranjero, para efectos fiscales.
- Estado civil, con identificación del cónyuge y régimen patrimonial, o identificación de la concubina o del concubinario, de ser aplicable.
- Datos de contacto: correo electrónico y números telefónicos.
- Domicilio particular y domicilio fiscal.
Por otra parte, la misma regla en su fracción III, establece la obligación de conservar esta información y la documentación de respaldo de la misma, de esta forma se lleva a cabo la integración del expediente del BC, no sólo obteniendo los datos sino llevando una acción que es obtener y verificar, para esto es muy importante que documentos la integran, como se obtuvieron y la calidad de su contenido.
¿Se deben traducir los documentos?
Ahora, recordemos que la información relacionada con el BC se considera parte integral de la contabilidad, según el primer párrafo del Artículo 32-B-Ter del Código Fiscal de la Federación (CFF). En este contexto, toda la información relacionada con BC extranjeros y la documentación que se correspondiente debe ser traducida al español, conforme a lo establecido en el Artículo 33, apartado B, fracción XI del Reglamento del CFF, que establece cómo se debe mantener la contabilidad.
Sin embargo, en la regla 2.8.12 se establece que:
“los contribuyentes podrán llevar la documentación que integra su contabilidad […] en idioma distinto al español. En este caso, las autoridades fiscales, podrán solicitar su traducción por perito traductor autorizado por autoridad competente para tal efecto”.
Por lo que podemos interpretar que podemos conservar la información en su idioma original, sin embargo, estaremos obligados a traducirla en caso de que la autoridad lo requiera.
¿Deberán ser apostillados o legalizados dichos documentos?
La tesis XIX.1o. J/7 “DOCUMENTOS PÚBLICOS EXTRANJEROS, LEGALIZACIÓN DE LOS, establece que:
“la única formalidad que se exige para la eficacia probatoria de dichos instrumentos, es que contengan la ‘apostilla’ correspondiente, puesta por la autoridad competente del Estado de donde emane ese instrumento. Luego entonces, si un documento con la característica anotada, carece de dicha formalidad, es inconcuso que no se le puede conceder valor probatorio alguno, y por tanto no es apto para justificar lo que con él se pretende. “
Es decir, en el caso de documentos públicos, que incluyen los «documentos emitidos por una autoridad o funcionario vinculado a una jurisdicción del Estado» de acuerdo con el Artículo 1 de la «Convención por la que se Suprime el Requisito de Legalización de los Documentos Públicos Extranjeros», la única formalidad necesaria para que estos documentos tengan eficacia probatoria es que cuenten con la «apostilla» correspondiente, que debe ser colocada por la autoridad competente del Estado de origen del documento; por lo tanto, en ausencia de la apostilla no podrá utilizarse como prueba y, en consecuencia, no servirá para efectos de demostrar el cumplimiento de identificación o de los datos que se encuentran en el expediente del BC extranjero.
Conclusión
Es fundamental que los sujetos obligados que cuente con BC extranjeros tengan presente la necesidad de que los documentos se encuentren traducidos al español por perito oficial, bien sea estar preparados para cuando la autoridad fiscal lo requiera, pero como sugerencia es mejor tenerlos al momento de integrar el expediente respecto.
En segundo lugar, debe ser de la calidad idónea, es decir, contar con la “apostilla” respectiva. Aunque signifiquen gastos extraordinarios, es recomendable cumplir con estos en la integración del expediente, pues de esta forma no se tendrá ninguna duda sobre la calidad de la información y la documentación de respaldo.
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