Cada año, las empresas en México deben calcular y presentar su Prima de Riesgo de Trabajo ante el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS). Este trámite es fundamental para garantizar que las cuotas de seguridad social se ajusten al nivel de riesgo de cada centro de trabajo.
Si eres especialista en Recursos Humanos, Seguridad Social o incluso dueño de una empresa, es importante que estés al tanto de su presentación y determinación en tiempo y forma, pues de lo contrario tu organización podría ser acreedora a multas y sanciones por parte de la autoridad o peor aún, poner en riesgo la confianza de tus colaboradores con la empresa.
Esta prima, establecida por el IMSS, tiene como objetivo cubrir los riesgos laborales a los que están expuestos los trabajadores durante el ejercicio de sus actividades, así como financiar las prestaciones derivadas de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales.
Conocer todo lo que involucra a esta Prima es fundamental, ya sea por la responsabilidad que tienes para con tus colaboradores, así como por la parte administrativa, legal, financiera, fiscal y contable.
¿Qué es la Prima de Riesgo de Trabajo del IMSS?
Hay que empezar pon entender lo más básico: la prima de riesgo de trabajo es un porcentaje que las empresas deben pagar al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) como parte de las cuotas patronales. Este cálculo permite ajustar las cuotas del Seguro de Riesgos de Trabajo (SRT) según la siniestralidad registrada en el año anterior. Según el artículo 32 del Reglamento de la Ley del Seguro Social en Materia de Afiliación, Clasificación de Empresas, Recaudación y Fiscalización (RACERF), los patrones deben revisar anualmente su siniestralidad para determinar si su prima se mantiene, disminuye o aumenta.
Este varía según el nivel de riesgo laboral en el que operan las actividades de tu empresa y el historial de siniestralidad o accidentes registrados en el lugar de trabajo. Está diseñado para proteger a los colaboradores ante accidentes, enfermedades profesionales e incapacidades.
Para presentar la prima de riesgo, las empresas deben evaluar los riesgos laborales a los que están expuestos sus empleados, actualizar sus registros de incidentes y accidentes, y cumplir con las normativas de seguridad e higiene.
Fundamento
Cada año, de conformidad con lo estipulado en los artículos 72 y 74 de la Ley del Seguro Social en correlación con el artículo 32 del Reglamento de la Ley del Seguro Social en materia de Afiliación, Clasificación de Empresas, Recaudación y Fiscalización; los patrones deben revisar la siniestralidad de su empresa para llegar a la determinación anual de la Prima de Riesgo de Trabajo y saber si se mantiene, aumenta o disminuye.
¿Quiénes están obligados a presentarla?
Deben presentar la determinación de la Prima de Riesgo todas las empresas registradas en el IMSS que:
- Hayan tenido al menos un trabajador asegurado durante el año anterior.
- Hayan sufrido cambios en la siniestralidad laboral, es decir, si en el periodo reportado hubo accidentes o enfermedades de trabajo que afecten la prima del seguro de riesgos.
- Tengan más de 10 trabajadores, ya que para empresas con 10 empleados o menos la presentación de la prima es opcional.
- Si después del cálculo sabes que estás dentro de la prima mínima y tus colaboradores no sufrieron accidentes o enfermedades de trabajo durante el periodo del 1ro de enero al 31 de diciembre.
Si la empresa no ha registrado accidentes o enfermedades laborales durante el periodo de referencia, continuará cotizando con la misma prima del año anterior.
¿Quiénes NO están obligados?
No todas las empresas tienen la obligación de presentar la determinación de la prima de riesgo de trabajo. Entre ellas se encuentran:
- Empresas que no han registrado accidentes o enfermedades laborales en el periodo de referencia.
- Aquellas que tienen 10 o menos trabajadores, ya que para ellas el trámite es opcional.
- Empresas de reciente creación, ya que durante los dos primeros años cotizan con la prima media del sector al que pertenecen.
Importancia de la Prima de Riesgo para las Empresas
La Prima de Riesgo tiene un impacto directo en los costos laborales, ya que:
- Afecta el costo de las cuotas patronales: Un aumento en la prima incrementa el monto que la empresa debe pagar al IMSS por el Seguro de Riesgos de Trabajo.
- Promueve la seguridad laboral: Al depender del historial de accidentes, motiva a las empresas a mejorar las condiciones de seguridad para reducir el riesgo y los costos asociados.
- Cumplimiento legal: Es una obligación fiscal para evitar multas y sanciones por parte del IMSS.
Obligaciones de los Patrones
Los patrones tienen la obligación de registrar a sus trabajadores en el IMSS y de pagar la prima de riesgo de trabajo correspondiente de manera puntual. Además, deben proporcionar un entorno laboral seguro y cumplir con las normativas de seguridad e higiene establecidas por las autoridades competentes.
La Prima de Riesgo de Trabajo del IMSS es un elemento fundamental en el ámbito laboral mexicano, que busca proteger tanto a los trabajadores como a los empleadores. Su correcto cálculo y pago son esenciales para garantizar la seguridad y el bienestar en el lugar de trabajo, así como para mantener la estabilidad financiera de las empresas.
Al entender cómo se determina esta prima y cuál es su impacto, tanto las empresas como los trabajadores pueden tomar medidas para asegurar un ambiente laboral seguro y saludable.
Impacto en las Empresas y los Trabajadores
La prima de riesgo de trabajo tiene un impacto significativo tanto en los costos operativos de las empresas como en el bienestar de los trabajadores. Para las empresas, un alto costo en la prima de riesgo puede afectar su competitividad y rentabilidad. Por otro lado, una prima de riesgo baja puede ser indicativa de un entorno laboral seguro y bien gestionado.
Para los trabajadores, una prima de riesgo de trabajo adecuada significa contar con la protección necesaria en caso de accidentes laborales o enfermedades profesionales. Además, una prima de riesgo justa puede reflejar el compromiso de la empresa con la seguridad y el bienestar de sus empleados.
¿Cómo se determina la prima de riesgo de trabajo IMSS?
El IMSS utiliza el Sistema de Evaluación de Riesgos de Trabajo (SERT), un método que considera diversos factores para determinar la prima de riesgo de trabajo de una empresa. Algunos de estos factores incluyen:
- Clasificación de la Actividad Económica: El IMSS asigna a cada empresa una clasificación de acuerdo con su actividad económica. Cada clasificación tiene asociado un factor de riesgo específico.
Para ello existe el catálogo de clasificación de actividades en el Reglamento del Seguro Social.
- Número de Trabajadores: Cuantos más trabajadores tenga una empresa, mayor será su prima de riesgo de trabajo.
- Historial de Accidentes Laborales: El IMSS también considera el historial de accidentes laborales de la empresa al calcular la prima de riesgo.
- Medidas de Seguridad e Higiene: Las empresas que implementan medidas efectivas de seguridad e higiene en el lugar de trabajo pueden ver reducida su prima de riesgo.
¿Dónde presentar la prima de riesgo de trabajo?
La presentación de la prima se realiza a través de dos plataformas oficiales del IMSS:
- SUA (Sistema Único de Autodeterminación): Software utilizado para calcular y pagar cuotas obrero-patronales.
- IDSE (IMSS desde su Empresa): Plataforma en línea donde se pueden hacer envíos de declaraciones y movimientos afiliatorios.
Pasos para presentar la prima de riesgo ante la IMSS en el SUA
Una de las grandes ventajas es que hoy en día este trámite puede hacerse en línea a través del Sistema de Recepción de la Determinación Anual de la Prima DAP-SUA, disponible desde el primer minuto del 1° de febrero hasta el 28 de febrero, las 24 horas del día. Realizar este trámite por internet permite ahorrar tiempo y recursos, eliminando la necesidad de imprimir documentos y minimizando errores en la captura de datos. ¿Cómo hacerlo? Acá te damos los pasos:
- Reúne la documentación necesaria: recopila los datos de accidentes laborales, incapacidades y enfermedades de trabajo ocurridas durante el durante el período del 1° de marzo de 2024 al último día de febrero de 2025. Incluye certificados de incapacidad (ST-2) y dictámenes de incapacidad permanente (ST-3).
- Ingresa al Sistema Único de Autodeterminación (SUA): actualiza los datos de los trabajadores y de los incidentes laborales. Antes de realizar el cálculo de la prima del Seguro de Riesgos de Trabajo, asegúrate de que estén registrados todos los accidentes o enfermedades de trabajo terminados en el año.
- Calcula la prima de riesgo: utilizar la fórmula establecida por el IMSS para determinar el porcentaje correspondiente. La encontrarás más adelante.
- Genera el archivo de determinación: crea el archivo de cálculo en el SUA.
- Envía la información al IMSS: sube el archivo al portal IMSS Desde su Empresa (IDSE) o preséntalo en USB en la subdelegación del IMSS.
¿Qué accidentes se incluyen en la declaración?
Para que protejas a tus colaboradores, debes informar de manera precisa los incidentes laborales que hayan afectado a tu equipo de trabajo. Ten en cuenta que la Declaración Anual de Riesgos de Trabajo (DART) contempla únicamente aquellos accidentes y enfermedades que ocurrieron directamente en el desempeño de las labores. Esto significa que se deben reportar los casos documentados mediante el formato ST-2, los cuales corresponden a accidentes o enfermedades de trabajo que ya han concluido y cuentan con alta médica oficial.
También deben incluirse las recaídas de los trabajadores relacionadas con accidentes anteriores, siempre que hayan sido cerradas con el formato ST-2. Asimismo, los incidentes más graves, aquellos que han resultado en incapacidades permanentes parciales o totales, o incluso en defunciones, deben documentarse con el dictamen ST-3. Estos casos representan situaciones críticas que reflejan la importancia de mantener entornos de trabajo seguros y regulados.
Es importante aclarar que los accidentes en trayecto, es decir, aquellos ocurridos mientras el trabajador se traslada de su domicilio al centro de trabajo o viceversa, deben ser reportados si el IMSS los dictamina como riesgo de trabajo.
Por ello, es fundamental contar con expedientes bien documentados de cada caso de riesgo de trabajo, lo que no solo asegura el cumplimiento normativo, sino también la protección integral de los colaboradores.
¿Cómo puedo pagar la prima de riesgo de trabajo IMSS?
La Prima de Riesgo de Trabajo del Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) es una obligación crucial para los empleadores, pero su pago se ha simplificado gracias a los servicios en línea del IMSS. Aquí te mostramos cómo realizar este trámite de manera eficiente:
1. Genera el archivo de determinación: Utiliza el programa SUA (Sistema Único de Autodeterminación) para crear el archivo .DAP que contenga la información sobre la prima de riesgo de trabajo de tu empresa. Este archivo será la base para tu pago.
2. Accede al portal IMSS desde tu empresa (IDSE): Ingresa al portal del IMSS a través de la plataforma IDSE. Necesitarás usar tu E.Firma o tu Número Patronal de Identificación Electrónica (NPIE) para iniciar sesión y garantizar la seguridad de la transacción.
3. Selecciona DAPSUA: Dentro del portal IDSE, busca la opción «DAPSUA». Esta sección está destinada específicamente para la presentación de la determinación de la prima de riesgo de trabajo.
4. Anexa el archivo .DAP: Adjunta el archivo .DAP que generaste previamente con la determinación de la prima de riesgo de trabajo de tu empresa. Asegúrate de seleccionar el archivo correcto y que la información sea precisa.
Beneficios de Pagar en Línea
- Comodidad: Evita desplazamientos y largas filas al pagar desde la comodidad de tu oficina o casa.
- Seguridad: Utiliza tu E.Firma o NPIE para garantizar la autenticidad y seguridad de la transacción.
- Eficiencia: El proceso en línea es rápido y eficiente, permitiéndote cumplir con tus obligaciones en pocos pasos.
Registro y seguimiento de los riesgos de trabajo
De conformidad con el artículo 34 del Reglamento de la Ley del Seguro Social en materia de Afiliación, Clasificación de Empresas, Recaudación y Fiscalización, los patrones están obligados a llevar un registro pormenorizado de los riesgos de trabajo que sufran sus colaboradores, considerando lo siguiente:
1. El registro debe ser desde el inicio de cada uno de los casos hasta su terminación.
2. Establecer controles de documentación e información, así como los que elabore el Instituto.
3. La información elaborada por el Instituto es entregada al trabajador o a sus familiares para que la hagan llegar al patrón, con el fin de justificar las ausencias al trabajo o al momento de reincorporarse al mismo.
4. Si el trabajador o sus familiares omiten la entrega, la empresa se encuentra obligada a solicitarla al Instituto.
Respecto al punto 4, el patrón debe solicitar por escrito al área de Salud en el Trabajo de la Unidad de Medicina Familiar de adscripción de sus empleados siniestrados, la documentación sobre el estatus y la naturaleza de incapacidades y posibles revaloraciones.
Este escrito debe incluir:
- Número de registro patronal
- RFC
- Nombre o razón social
- Lugar y fecha de la petición
- Motivo de la solicitud
- Firma del patrón o representante legal
¿Qué pasa si no se presenta la prima de riesgo de trabajo?
Es importante mencionar que no es necesario presentar la Declaración Anual de Riesgos de Trabajo si tu organización cuenta con la prima mínima.
Si el patrón no presenta la Declaración Anual de Riesgos de Trabajo junto con la prima de riesgo de trabajo antes del 28 de febrero o en su caso debido a:
- Se hace de forma extemporánea
- Con datos falsos
- Con datos incompletos
No presentar la prima de riesgo trae consigo consecuencias legales y financieras:
- Multas y recargos: el IMSS puede imponer sanciones económicas que va que va de 20 a 210 veces la UMA, equivalente a $2,262.80 a $23,759.40, según los artículos 304-A, fracción XV y 304-B, fracción III de la Ley del Seguro Social.
- Ajuste automático de la prima: la empresa podría mantener una prima alta o recibir una asignación superior.
- Incremento en los costos operativos: los errores en este trámite afectan directamente las finanzas.
- Riesgos legales: existen mayores probabilidades de auditorías o inspecciones por parte del IMSS.
Si se detecta un error en la presentación, el IMSS no permite correcciones en línea, por lo que se recomienda presentar una nueva declaración en papel directamente en la subdelegación.
Cualquier movimiento de una empresa que se debe avisar al IMSS, debe ser notificado oportunamente para evitar multas, sanciones o ajustes que no correspondan.
¿Cuándo se presenta la Prima de Riesgos de Trabajo?
La prima de riesgo de trabajo se presenta durante el mes de febrero de cada año. Para este año, el plazo empieza a correr desde el 1ro de febrero hasta el 28.
Durante este mes, las empresas deben reportar al IMSS los accidentes y enfermedades laborales ocurridos en el periodo del 1 de enero al 31 de diciembre de 2024.
Si el patrón se registra por primera vez ante el IMSS o cambia de actividad, deberá de identificar la prima de riesgo de trabajo bajo la cual cotiza y dependerá de la industria en la que opere su organización.
Conclusión
La prima de riesgo de trabajo ayuda a determinar ciertos apartados dentro de las cuotas patronales ante el IMSS. Es una forma de previsión que los patrones deben tener respecto a cualquier actividad que presente o pueda presentar un accidente dentro del lugar de trabajo o durante la gestión de la actividad del colaborador.
La prima de riesgo de trabajo se presenta durante el mes de febrero y como límite es el 28 de ese mes. Algunos patrones deben presentar la Declaración Anual de Riesgos de Trabajo. Dependiendo de la actividad, algunos patrones no deberán presentarla cuando la prima de riesgo de trabajo es la mínima (0.5000).
Podemos asesorar a tu empresa para agilizar el proceso de la prima de riesgo
En AVP, estamos para ayudarte en el cálculo de la prima de riesgo de trabajo y su presentación y declaración ante el SUA. Contáctanos para tener al día tus obligaciones ante el IMSS y dedicar más tiempo y esfuerzo a actividades clave de tu organización.
