En los últimos días se empezaron a difundir múltiples casos en los que el Servicio de Administración Tributaria (SAT), está imponiendo multas por no enviar la contabilidad electrónica, obligación de carácter mensual para algunos contribuyentes como lo establece el Artículo 28 del Código Fiscal de la Federación (CFF).
Quiénes están obligados a llevar contabilidad es necesario atender a las leyes específicas de los impuestos, tales como la Ley del Impuesto sobre la Renta (Ley del ISR) y la Ley del Impuesto al Valor Agregado ( Ley del IVA).
¿Qué es la contabilidad electrónica?
El mencionado Artículo 28, en su fracción IV, establece que estos contribuyentes ingresarán de forma mensual su información contable a través del portal de internet del Servicio de Administración Tributaria (SAT), de conformidad con reglas de carácter general que se emitan para tal efecto. Esto es lo que se conoce como el envío de la “contabilidad electrónica”.
Esta contabilidad electrónica consiste en enviar lo siguiente:
- Catálogo de cuentas: con el detalle de las cuentas contables utilizadas.
- Balanza de comprobación: debe mostrar los saldos iniciales, movimientos del periodo y saldos finales de cada cuenta.
- Información de pólizas: en casos donde el SAT lo requiera, se deben proporcionar detalles de las pólizas de cada transacción.
El catálogo de cuentas se envía una sola vez y se actualiza únicamente cuando hay cambios, mientras que la balanza de comprobación generalmente se envía de manera mensual. Como se indica, las pólizas se envían sólo a requerimiento de la autoridad.
¿Quiénes están obligados a llevar la contabilidad electrónica?
- Entidades gubernamentales y sindicatos: Según la regla 2.8.1.1., entidades como la Federación, estados, municipios, sindicatos obreros, organismos agrupados, entidades de la Administración Pública paraestatal (tanto federales como estatales o municipales) y órganos autónomos no están obligados a llevarla ni mucho menos a enviarla; pero, eso sí, deben llevar contabilidad sólo para actividades empresariales, actos que no generen pagos de derechos y actividades vinculadas a donativos deducibles.
- Asociaciones religiosas: Conforme a la regla 2.8.1.14, si optan por ‘Mis cuentas’, estas asociaciones no están obligadas a enviar mensualmente su contabilidad electrónica.
- Personas físicas: Quienes pertenecen al Régimen de Actividades Empresariales y Profesionales, al Régimen de Plataformas Digitales o Régimen de Arrendamiento de Bienes Inmuebles y tienen ingresos menores a 4 millones de pesos, no necesitan enviar la contabilidad electrónica, pero sí deben llevarla.
- RESICO: Tanto personas físicas como morales del Régimen Simplificado de Confianza están exentas de enviar su contabilidad electrónica, aunque sí deben llevarla.
- RIF: Las personas físicas bajo el Régimen de Incorporación Fiscal no necesitan una contabilidad financiera completa. Basta con un registro de ingresos, egresos, inversiones y deducciones del ejercicio. Popularmente se le conoce como «contabilidad simplificada».
Es esencial que los contribuyentes reconozcan y comprendan sus responsabilidades en términos de contabilidad electrónica. Mantenerse al día con las obligaciones evitará posibles sanciones y multas.
Multas
No enviar la contabilidad electrónica o hacerlo de forma incorrecta puede acarrear sanciones y multas por parte del SAT. Las multas relacionadas con la contabilidad y su envío son las siguientes:
| Infracción | Fundamento | Multa | Fundamento |
|---|---|---|---|
| No enviar la contabilidad electrónica al SAT estando obligado a ello o enviarla con alteraciones | CFF 81,XLI | De $7,110 a $21,310 | CFF 82, XXXVIII |
| No llevar contabilidad | CFF 83, 1 | De $1,960 a $19,530 | CFF 84, l |
| No llevar libros o registros, ni valuar o controlar inventarios | CFF 83, lI | De $430 a $9,760 | CFF 84, II |
| Contabilidad no Ilevada según leyes o fuera del domicilio | CFF 83, III | De $430 a $9,760 | CFF 84, ll |
| No hacer asientos contables | CFF 83, IV | De $230 a $4,270 | CFF 84, lll |
| No conservar la contabilidad | CFF 83, VI | De $1,190 a $15,600 | CFF 84, V |
| No identificar en contabilidad las operaciones con partes relacionadas | CFF 83, XV | De $2,260 a $6,780 | CFF 84, XIII |
Estas cifras son vigentes para 2023, y pueden ajustarse anualmente por inflación para años futuros.
Es de suma importancia que los contribuyentes identifiquen con claridad cuáles son sus obligaciones en materia de contabilidad electrónica y, en su caso, se pongan al corriente con los envíos que de esta puedan tener con retraso. Esto evitará hacerse acreedor a multas.
Recomendaciones para cumplir con la contabilidad electrónica
- Mantente actualizado: Asegúrate de estar al tanto de las últimas disposiciones y actualizaciones del Servicio de Administración Tributaria (SAT) en relación con el CFDI 4.0 y la contabilidad electrónica.
- Verifica los datos del receptor: Antes de emitir un CFDI, verifica cuidadosamente los datos del receptor, como su Registro Federal de Contribuyentes (RFC) y su información fiscal. Esto asegurará que el comprobante se emita correctamente y llegue a la persona o empresa correcta.
- Utiliza un sistema de facturación adecuado: Utiliza un sistema de facturación electrónica compatible con el CFDI 4.0 y el sistema de contabilidad electrónica. Este sistema debe ser capaz de generar los comprobantes con los datos y formatos correctos, así como realizar las validaciones necesarias antes de su emisión.
- Cumple con los requisitos de información: Asegúrate de incluir toda la información requerida en los CFDI, como los datos fiscales del emisor y receptor, la descripción detallada de los conceptos facturados, los montos correspondientes, entre otros. Verifica que toda la información sea precisa y completa.
- Emite CFDI de forma mensual: Cumple con la obligación de enviar la información contable mensual a través del envío de los CFDI. Realiza el envío correspondiente utilizando el buzón tributario o el método indicado por el SAT.
- Almacena los CFDI en formato XML: Guarda los archivos XML de los CFDI emitidos de forma segura y organizada. Estos archivos son necesarios para cumplir con las obligaciones de la contabilidad electrónica y el anexo 24 de la resolución miscelánea fiscal.
- Cumple con las obligaciones de la incorporación fiscal: Si estás en el régimen de incorporación fiscal, asegúrate de cumplir con las obligaciones específicas establecidas para este régimen en cuanto a la emisión de los CFDI.
Nota final
De manera específica, en el tema de la Contabilidad Electrónica, mucho se hablaba de la desaparición de esta obligación fiscal, que por los hechos le resulta de mucha utilidad a la autoridad tributaria (Servicio de Administración Tributaria –SAT–), pues ya ha iniciado su requerimiento y establecimiento de sanciones por incumplimiento.
Si bien las sanciones en materia de contabilidad electrónica son importantes, sobre todo para el tema de las MiPyMes (99% de las unidades empresariales en México), tales sanciones tan solo representan el inicio de un importante potencial para obtener ingresos públicos en la conocida Recaudación Secundaria, con gran eficacia y versatilidad dado que su notificación es vía Buzón Tributario, lo que puede dar pauta a futuras auditoría electrónicas, en virtud de las eventuales invitaciones para la integración o aclaración de alguna cuenta en específico.
Por lo que es claro que primero integrarán todos los cruces posibles con base en las mismas “declaraciones” del contribuyente, las cuales están dotadas del elemento volitivo para configurar cualquier acción penal que resulte necesaria.
El gobierno mexicano refiere que la contabilidad electrónica consiste en la obligación de llevar los registros y asientos contables a través de medios electrónicos e ingresar de forma mensual su información contable a través de la página de Internet del SAT. (https://www.gob.mx/sat/acciones-y-programas/contabilidad-electronica-173700)
Para dar cumplimiento formal al ingreso mensual de información contable, inicialmente se debe enviar la balanza de comprobación y el catálogo de cuentas con el código agrupador del SAT que permita su interpretación.
Los contribuyentes del Régimen de Arrendamiento, Servicios Profesionales e Incorporación Fiscal (y actualmente los del Régimen Simplificado de Confianza) quedan relevados del envío de Contabilidad Electrónica, siempre y cuando emitan Comprobantes Fiscales Digitales por Internet, y en su caso, registren sus operaciones en el módulo de contabilidad de la herramienta electrónica “Mis cuentas”.
Adicionalmente, los contribuyentes deben tener la posibilidad de generar información electrónica de sus pólizas contables y auxiliares para entregarla al SAT, sólo cuando:
- El SAT ejerza facultades de comprobación directamente al contribuyente o a terceros relacionados (compulsas).
- El contribuyente solicite una devolución o realice una compensación.
Te dejamos un link donde el SAT ofrece vía video para ilustrar los términos del cumplimiento para el envío de la contabilidad electrónica: https://www.youtube.com/watch?v=l9Jckl8WgwE
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