La inteligencia artificial (IA) es una tecnología sumamente útil para reducir el tiempo y la dificultad con la que hacemos distintas actividades, desde las más cotidianas como programar nuestra agenda, hasta las más complicadas como, la gestión de un equipo de trabajo. Invoice X apunta sobre lo útil que esta puede ser en las herramientas tecnológicas en la contabilidad de las empresas.
En AVP creemos que ello no solo simplifica y agiliza las tareas contables, sino que también ofrece una visión profunda de las finanzas de la empresa a través del análisis de datos en tiempo real.
Hoy en día, las herramientas basadas en la inteligencia artificial ayuda a los empresarios a tomar decisiones informadas y estratégicas, así como a reducir significativamente el tiempo dedicado a las tareas manuales y repetitivas.
El camino hacia una adopción exitosa de la IA no está exento de desafíos. Los usuarios deben superar obstáculos como la adquisición de habilidades técnicas y la gestión del cambio en sus organizaciones. Es esencial que busquen la formación adecuada y fomenten una cultura que abrace la innovación y la adaptabilidad.
La inteligencia artificial está destinada a transformar el panorama empresarial, y los emprendedores tienen la oportunidad de liderar este cambio. Al adaptar la IA y colaborar con ella, esta puede impulsar la innovación, la eficiencia y el éxito sostenible en los negocios.
Ventajas de un software de Contabilidad en México
Debido a la tendencia global, toda empresa que quiera generar reportes competitivos debe adoptar softwares de contabilidad.
El desarrollo tecnológico ha permitido generar diversos tipos de reportes a través de herramientas que generan grandes beneficios para las empresas. El área de contabilidad y nóminas son departamento en las empresas que se benefician entre otras del ahorro de tiempo en procesos y disminución de equivocaciones por parte del capital humano.
Algo que debes tomar en cuenta es que, si no tienes las finanzas de tu empresa sanas, ésta no tendrá el rendimiento óptimo para que generes ganancias. Por eso, fortalecer el área financiera y dotarla de las mejores herramientas, como el software de contabilidad, es fundamental para su crecimiento.
¿Sabías que más del 20% de las empresas no llevan a cabo registros contables y que más del 25% lo hacen en una libreta de apuntes? Así se establece en la Encuesta Nacional sobre Productividad y Competitividad de las Micro, Pequeñas y Medianas Empresas (ENAPROCE) que realizó el INEGI.
Las ventajas de un software de contabilidad son enormes; por ello creamos Invoice X, ya que facilita el trabajo del área, optimiza tus procesos, ahorra tiempo, evita multas, sanciones y brinda la información necesaria para la toma de decisiones, entre otras.
Estas son las 5 ventajas de contar con un software de contabilidad:
1. Cumplimiento de las obligaciones fiscales Lo primero que te resuelve un programa de contabilidad es estar al corriente con la autoridad fiscal. De esta forma, estarás actualizado con la versión más reciente del software de contabilidad y las últimas disposiciones fiscales. Estarás generando los 5 archivos XML de la Contabilidad Electrónica 1.3, en el caso del software más completo, contarás con un Administrador de Documentos Digitales (ADD) que permite recibir los archivos XML de los CFDI Factura versión 3.3, además de CFDI Nómina y Recibo Electrónico de Pagos (REP), así como verificar su validez: estructura, sello y cadena original, y revisar si los comprobantes de tus proveedores están en operaciones simuladas (EDOS). Cumples con la Declaración Informativa de Operaciones de Terceros (DIOT 2019): -Desglose de IVA a tasas de 8 y 16% -IVA No Acreditable También te ayuda a generar declaraciones y pagos provisionales y calcular el IVA Causado y Acreditable, así como el ISR para pagos provisionales.
2. Contabilidad más ágil Puedes realizar movimientos contables a través de internet entre sucursales, o bien, entre el despacho de contabilidad y sus clientes. Tienes la oportunidad de registrar movimientos contables recurrentes, como el pago de la renta, con sus pólizas modelo o pre‐pólizas, y hasta puedes dar de alta cuentas en forma masiva, a partir de un grupo de cuentas, conciliaciones bancarias, declaraciones mensuales y anuales con sus reportes de Clasificaciones para IVA del R21 del DyP, entre otros. El tener un proceso más fluido te da la certeza de que tus tareas están realizándose a tiempo, sin errores, con información clara, oportuna y precisa, manteniendo la producción de la empresa sin interrupciones, ni retrasos.
3. Reportes específicos Al llevar un orden en el manejo de la información, un software de contabilidad te ayudará a generar reportes que necesites para el análisis e interpretación de datos y así tomar mejores decisiones. Además, podrás obtener reportes financieros que te apoyen en la generación de nuevos modelos de negocio. Puedes diseñar ingresos y gastos en Excel® con la Hoja Electrónica para crear reportes a la medida. Asimismo, un software de contabilidad te ayudará a generar estados financieros, los cuales tienen la oportunidad de detallarse por anexo, movimiento, auxiliares y pólizas. De esta manera, estarás desarrollando reportes contables precisos en los que compararás, saldos contra presupuestos, entre otros campos. Otros reportes que puedes generar son: catálogo de cuentas, balance general, estado de resultados, balanza de comprobación, libro de diario, libro de mayor, anexos del catálogo, movimientos y auxiliares del catálogo.
4. Facilita el trabajo de contabilidad Un software de contabilidad debe tener un contabilizador que te ayude a crear pólizas de manera automática y masiva a partir de los CFDI y que asocie los comprobantes digitales de forma automática para su Contabilización. De igual forma, a través de este programa, tienes una perspectiva de la situación del negocio de tus clientes, similar a la que existe en el SAT, porque trabajas con la información correcta y completa del XML, haces reportes contables y fiscales, y controlas los documentos asociados a las pólizas. Si el software es multimoneda, podrás acceder a procesar pólizas de cargos y abonos, controlar saldos y generar automáticamente las pólizas de utilidad y pérdida cambiaria. Sus segmentos de negocio ayudan a consultar el costo y/o utilidad de tus sucursales, áreas, departamentos y proyectos, así como hacer presupuestos para estos.
5. Cumples con las Normas de Información Financiera (NIF) El software de contabilidad que elijas debe incluir los reportes financieros básicos: NIF B-‐3 Resultado integral NIF B-‐6 Situación financiera NIF B-‐4 Cambios en el capital contable NIF B-‐2 Flujo de efectivo método directo La importancia de las NIF radica en que estas sirven como una guía que orienta la información financiera de la empresa, lo que ayuda a cuidar su patrimonio y a realizar los análisis financieros necesarios para la mejor toma de decisiones a través de una presentación más eficiente de los datos.
Inteligencia artificial y los CFDI
Las empresas están invirtiendo más recursos en tecnología y talento para mantenerse en un cumplimiento óptimo de sus obligaciones fiscales y cada día son más las empresas que buscan herramientas digitales que les permitan automatizar tareas logrando con ello ahorrar en personal contable y administrativo.
En ese sentido, ante la necesidad de compartir y almacenar sus archivos, las empresas mexicanas han venido recurriendo a soluciones que no son suficientemente robustas: desde almacenar los archivos en una USB o un disco duro externo (que podrían extraviarse) o usar un espacio de almacenamiento en un servicio gratuito de nube (sin la seguridad adecuada), hasta invertir en un servidor de archivos compartidos.
Contar con una solución especializada para el almacenamiento seguro de los CFDI ayuda a minimizar riesgos que puedan tener un fuerte impacto financiero o incluso amenazar la viabilidad del negocio. Protege la información ante diversas amenazas informáticas, el contar con una Bodega Digital de CFDI que permite a las empresas de todos giros y tamaños gozar de los siguientes beneficios:
Permite realizar automáticamente descarga masiva de CFDI del SAT, para almacenarlos y poder trabajar con ellos de manera más práctica.
Contar con funciones para verificar y validar automáticamente si las facturas tienen errores y enviar alertas que permitan actuar oportunamente.
Centralizar en un repositorio seguro los archivos digitales y respaldar periódicamente la información.
Gestionar diferentes niveles de acceso del personal administrativo para que solo accedan a lo que les corresponde.
Realizar búsquedas por fechas y organizar las facturas por categorías, por ejemplo si se trata de CFDI de nóminas, viáticos, proveedores, etc.
Revisar automáticamente si algún emisor de facturas está en listas negras del SAT.
La posibilidad de hacer estadísticas y proyecciones a futuro contando con toda la información bien clasificada.
La información es descargada directamente del portal del SAT, lo que permite hacer comparaciones con la contabilidad interna, así como, cancelar masivamente CFDIs repetidos y automatizar tareas contables-fiscales. El panorama total que ofrece InvoiceX permite analizar la información de manera inteligente y clasificar los documentos en: facturas, cuentas por cobrar, recibos, viáticos, nómina, entre otros.
Es importante que la solución genere alertas, por ejemplo, para saber en tiempo real cuando las facturas son canceladas o cuando algún proveedor de la empresa emitió una factura pudiera caer en la lista negra del SAT por entrar en la categoría de EFOS (Empresa que Factura Operaciones Simuladas) 69 y 69-B.
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InvoiceX es la solución ideal para simplificar y agilizar el proceso de contabilidad electrónica de tu empresa.
Aumenta la eficiencia de tu negocio, ahorra tiempo y evita multas fiscales con Invoice X, la solución confiable para una contabilidad electrónica exitosa.
Generar facturas, notas de crédito y recibos de pago nunca ha sido tan sencillo. Con Invoice X cumple con todas las regulaciones fiscales vigentes, asegurando la emisión de comprobantes fiscales digitales (CFDI) con total validez ante el SAT.
Brida reportes en excel, validaciones, lecturas, cálculo de retenciones de IVA e ISR, determinación de IVA con complementos de pago emitidos y recibidos, determinación de ingresos acumulables ISR, vinculación automática de complementos de pago con CFDI de ingresos, control de errores de CFDI de todo tipo, entre otros beneficios.
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